任務管理：定義、提示和可以使用的方法

khatun247

在各種業務規模中，無論是小型企業或大型企業，任務管理並不陌生。優化任務管理是必須要做的一個重點。目的是為了能夠很好地實現之前設定的目標。

一個簡單的例子是當你洗衣服、打掃房子或做其他工作。

那麼，任務管理的角色有多重要呢？藉此機會，我們將進一步討論任務管理的含義以及如何將其應用到業務中。

了解任務管理
基本上，任務管理是為識別、監控、規劃和評估在特定時間內進行的工作而進行的一系列活動。

要進行任務管理活動，首先要做的就是規劃工作，無論是自己完成、延後或委派。然後，進行評估並開始工作。

每項工作都將受到監控，直到工作完成或工作進度到何種程度。

然後，進行任務管理的最後一個流程是評估已完成的工作。後來你就會知道這個過程還有哪些缺點或是障礙。

任務管理的主要功能是讓您更輕鬆地完成工作並選擇工作優先順序。那麼，你之前設定的目標就可以很好地達成。

透過任務管理，您將能夠改善員工之間的溝通，並且您還能夠找出當時發生的障礙或阻礙。這樣，您就可以找出您所做的工作未完成的原因。

另請閱讀：商業中重要團隊合作技能的 7 個範例

優化任務管理的技巧
您可以使用一些技巧來優化業務中的任務管理。首先，確定稍後要使用的工具。其次，確保您可以輕鬆使用這些工具。最後，提供更全面的資訊。

任務管理方法
執行任務管理最廣泛使用的方法是待辦事項清單。為什麼？因為它的形式非常簡單，應用也最廣泛。但除了待辦事項清單之外，事實證明還有許多公司普遍使用的各種其他管理任務。任何事物？這就是解釋！

1.待辦事項清單
待辦事項清單是許多人最廣泛使用的一種方法。使用方法也非常簡單，您只需在筆記本或小工具上列出您想要做的工作。

您應該能夠根據最重要、緊急、最不緊急和不太重要的優先順序對該清單進行排序。一旦你完成了清單上的任務，你只需要把它們劃掉或刪除，然後你就可以繼續處理其他任務。

使用這種方法的優點是更容易製作，而且你的作品更容易被識別。

但缺點是概念很簡單，感覺效果不太好，只需要記下來、劃掉，不知道詳細製作的進度。

2.看板
看板方法自 1920 世紀 40 年代以來就被日本汽車工業（即豐田）廣泛使用。看板本身取自日語，意思是看板。

一般來說，看板是透過分享想法、要做、正在做、回顧、也完成而創造的。媒材可以位於白板、軟木板或玻璃上。因此，員工可以立即使用便條或直接書寫在看板媒體上寫下他們必須完成的任務。

如果任務正在處理中，則將其移至「正在執行」欄。同時，如果已完成或正在審核中，則將其移至審核欄。等等。

目前，任務管理仍然被各個公司廣泛使用，因為他們所進行的工作會更加透明並且可以清楚地衡量。

3.把事情做好（GTD）
大衛艾倫是第一個推廣這種方法的人。最初，他被迫思考以後要承擔什麼任務。

傳真號碼清單的優點 速度和效率：更新的傳真號碼清單無需搜尋聯絡人 傳真號碼列表 詳細信息，從而可以快速準確地發送文檔，從而節省時間。在某些領域，傳真仍然是首選，因為它提供了法律認可的文檔追踪，並且符合電子郵件可能不符合的合規性規定。傳真仍然是一種可靠的通訊方法，尤其是在網路連線有問題的環境中。


GTD 概念基本上是對變成工作流程的工作的解釋，以便工作人員更容易映射工作或任務。

完成任務的主要目標是收集各種工作的想法。然後，你就可以清楚地解釋這個想法並做出正確的決定。這樣，就會形成一個更清晰、可檢視的工作流程。

4.吃青蛙
通常我們會多聽，先做各種簡單的事情，但這個方法不同。這種吃青蛙的方法要求你先做困難的事情，而不是先做簡單的事。

目的是擺脫各種喜歡拖延工作的鰻魚，因為這個問題是工作世界中的通病。以下是吃青蛙方法的四個主要概念：

做你最先要做、最不想做的工作
首先做你必須做和想做的工作。
做你不需要做但真正想做的工作。
5. 敏捷
敏捷是一種將本質上更複雜的工作組織成一系列更簡單的步驟並在幾個短週期內執行的方法。

其中的過程會讓你得到暫時的結果，然後用它來進行下一個週期的評估和改進。

儘管它起源於軟體創建方法，但我們也可以將這種方法用於各種個人和家庭項目，例如園藝或培養兒童良好習慣。

鼓勵合作
就像遠距員工可能會感覺與身為他們的經理的你有距離一樣，他們也會感到與隊友疏遠。鼓勵所有團隊成員（無論遠方或其他成員）之間的協作，以增進友誼並培養團隊合作意識。

不遠距工作的員工也可以從了解遠距同事中受益，這可以建立互惠互利的工作關係。

鼓勵工作與生活的平衡
遠距員工很難保持工作與生活的平衡，這是很常見的，因為當您在家工作時，離開辦公室環境以適應您的個人日常生活可能並不容易。

鼓勵遠距員工像在辦公室一樣對待他們的一天。他們可以製定自己的日程安排，每天在同一時間開始工作，至少花 30 分鐘吃午餐，留出 10 分鐘在附近散步，然後與其他人在同一時間結束一天的工作。

慶祝里程碑
如果您還沒有這樣做，請將慶祝活動融入工作場所。慶祝生日、工作週年紀念和其他重要活動，例如訂婚和出生。它為工作場所引入了有趣的元素，讓所有員工，甚至是遠端員工，都感到被包容和被重視。

提供培訓
為遠距員工提供定期輔導，讓他們感受到融入感，並知道自己的工作是否走在正確的軌道上。

輔導還可以讓您澄清或調整您的期望，並與您的員工討論任何變化。輔導可以是積極的，也可以包括員工改進工作的方法。

另請閱讀：業務中的職能結構：定義、優點和缺點

個人化員工
將員工視為一個整體很重要，但也將他們個性化，因為每個人都有獨特的目標、愛好、願望和工作風格。

遠距員工也不例外。與他們交談，了解他們如何處理工作以及他們的工作日是怎樣的，這樣您就可以了解如何提供幫助以及您的員工最重視哪些輔導風格。敏捷方法有五個階段，分別是：

設想－明確目標，包括誰、什麼、何時、如何
探索-執行階段
適應－根據下一個週期所獲得的結果進行改變、修正和改進。
關閉－關閉循環並為下一個循環做準備。
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結論
任務管理可以幫助您識別、規劃和評估在特定時間內完成的工作。透過任務管理，您可以找出出現的缺點和障礙。

任務管理可以使用多種類型的方法，包括待辦事項清單、看板、把事情做好和吃掉青蛙。這四種方法將幫助你做好任務管理，讓公司各部門的工作能最優地進行。

有了良好的任務管理，公司運作才能有效運作。公司財務管理也是如此，需要良好的管理才能滿足公司的所有需求。

如果公司財務沒有做好任務管理，後果會非常大。因此，您必須使用會計軟體作為企業財務管理的任務管理工具。

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